İş Süreçleri Dökümantasyonu: İşletmenizin Temel Taşlarına Adım Adım Bakış

Business Process Nedir?

Süreç dokümantasyonunun inceliklerine dalmadan önce, bir iş sürecinin gerçekte ne olduğunu anlamak gerekir. Basit bir ifadeyle iş süreci, belirli bir hedefe veya sonuca ulaşmak için sıralı bir şekilde gerçekleştirilen tekrarlanabilir faaliyetler dizisidir. Bir ürünü teslimat için paketlemek gibi işletmenizde her zaman yaptığınız herhangi bir görevi düşünün. Normal şartlarda, aynı sonuçları elde etmek için aynı adımları izler ve işleri aynı şekilde yaparsınız; bu bir iş sürecidir.

Business Process Documentation(BPD) nedir?

İş süreci dokümantasyonu, bir kurumun belirli bir iş sürecini adım adım açıklayan, işleyişini belgeleyen ve anlatan bir dokümandır. İşin tam olarak nasıl yapıldığına ilişkin ayrıntılı, adım adım talimatları ifade eder. Belirli bir iş süreciyle ilgili tüm bilgilerin (bir sürecin istenen sonucunu elde etmek için gerekli adımlar, araçlar ve prosedürler dahil) toplanmasını ve kaydedilmesini ifade eden bir tür teknik belgedir. Gerekli adımları, sorumlu rolleri, karar noktalarını, alternatif süreç yollarını ve çeşitli süreç sonuçlarını gösteren bir dizi ilgili faaliyetin sıralı bir şekilde bir araya getirilmesidir. Bu tür belgelere bazen standart işletim prosedürü (SOP) adı verilir.

Hangi amaçlarla yazılır?

İş Süreçleri Dokümanı bir iş süreci adım adım açıklayarak iş sürecini tüm girdi çıktı ve paydaşları ile ortaya koyması sebebiyle özellikle büyük ölçekli projelerde analiz aşamasında mutlaka yazılmalıdır. Eğer bizzat yazılmıyorsa süreci yöneten ekip tarafından yazılması rica edilmelidir.

Bu sayede en büyük ölçekli projede dahi proje ihtiyaçlarını belirlemek ve projeyi parçalayarak bütüne ulaşmak kolaylaşacaktır.

Süreç dokümantasyonu aynı zamanda bilgi transferini de kolaylaştırır. Bir çalışana veda etmek zorunda kalırsanız veya birisi yeni bir görev üstlenirse, süreçlerin açıkça belgelenmesi, bu süreçlerle ilgili bilgi ve uzmanlığın asla kaybolmamasını sağlar. Bu, sorunsuz geçişlere olanak tanır ve operasyonlardaki kesintileri en aza indirir.

Ayrıca süreç dokümantasyonu değerli bir eğitim aracı görevi görür. Yeni işe alınanlar, sorumluluklarına ve beklentilerine hızlı bir şekilde alışmak için belgelenmiş süreçlere başvurabilir. Bu onların işe alım sürecini hızlandırır ve organizasyona daha hızlı katkıda bulunmalarına olanak tanır.

Ayrıca süreç dokümantasyonu kalite yönetiminde çok önemli bir rol oynar. Kuruluşlar süreçleri belgeleyerek verimsizlikleri, darboğazları ve iyileştirilecek alanları belirleyebilir. Bu, süreçlerin sürekli olarak iyileştirilmesine ve optimize edilmesine olanak tanıyarak müşterilere sunulan ürün veya hizmetlerin kalitesinin artmasını sağlar.

Bunun dışında yazım amaçları şu şekilde sıralanabilir:

Belli bir iş sürecini standartlaştırmak için yazılabilir :
İş süreçlerini belgelemek, organizasyon içinde tutarlılık sağlar. Böylece, herkes aynı süreci aynı şekilde takip eder.
Süreçleri İyileştirmek için yazılabilir:
İş süreçlerini belgelemek, sürecin iyileştirilebilecek yönlerini bulmak için bir fırsat sağlar. Sürecin adımları incelenerek verimlilik artırılabilir ve gereksiz adımlar ortadan kaldırılabilir.
Süreç hakkında bilgi sahibi olmayanları eğitmek için yazılabilir :
Yeni çalışanların eğitimi ve mevcut çalışanların bilgi paylaşımı için kullanılır. İş süreçlerinin belgelendirilmesi, eğitim materyalleri oluşturulmasını kolaylaştırır.
Süreç risklerini yönetmek için yazılabilir:

İş süreçlerini belgelemek, riskleri tanımlamayı ve yönetmeyi kolaylaştırır. Süreçteki zayıf noktaları belirleyerek bunlara karşı önlemler alınabilir.

Doküman içeriğinde neler olmalıdır?

Bir İş Süreçleri Dokümanının detay düzeyi, süreç belgelendirmenizin amacına bağlı olarak değişir. Çoğunlukla, bahsi geçen işi gerçekleştirmek için gereken araçlar (yazılım uygulamaları veya fiziksel araçlar gibi) hakkındaki bilgi ve dokümanlar , detaylı iş talimatları, yönergeler veya süreçler hakkında kapsamlı bilgilerden bahsedilir.

1.Sürecin baştan sona nasıl işlediğini adım adım açıklamalıdır. Her adımda ne yapılması gerektiği, hangi kaynakların kullanılacağı, kimin sorumlu olduğu gibi detaylar içermelidir.
2.Sürecin görsel temsilleri olan akış şeması veya haritalar bulunmalıdır. Bu yapılar, sürecin adımlarını ve ilişkili karar noktalarını gösterir. Akış şeması, sürecin daha kolay anlaşılmasını sağlar.Bu yapılara yazılımsal konular için flowchartlarda eklenebilir.
3.Hangi rolün hangi adımlarda sorumlu olduğunu belirtilmelidir.
4. Sürecin başlangıç gereksinimleri ve süreç sonunda üretilen çıktı hakkında bilgiler içermelidir. Bu, sürecin bağlamını sağlar ve süreçle ilişkili süreçten bağımsız diğer faaliyetleri anlamak için önemlidir.
5. Sürecin daha verimli hale getirilmesi için potansiyel iyileştirme fırsatlarını içermelidir.
6. İlgili belgelere, prosedürlere veya kaynaklara referans sağlayan bir bölüm bulunmalıdır. Bu, dokümanın bağlamını ve geçerliliğini artırır.
7.Süreç hakkında edinilen tüm bilgiler, kaynaklar,görseller,yapılan görüşmelerden elde edilenler adım adım belirtilmeli ve bütün süreci ele alır bir bağlam kurulmalıdır.

Nasıl yazılır?

Öncelikle yazım konseptine karar vermek önemlidir.Bu konuda genellikle iki ana konsept önerilir:

Top-Down Yaklaşımı:

Yukarıdan aşağı yaklaşımında, büyük resmi incelemeye başlarsınız, genellikle genel hedefler, stratejiler veya amaçlarla başlayarak. Ardından, bunları daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere bölersiniz. Bu, bir ağacı tepesinden köklerine kadar incelemeye benzer.

Süreç analizinde, bunlar şunları içerebilir:

> Bir sistem içindeki ana süreçleri belirleme.

> Bu süreçleri alt süreçlere bölmek.

> Daha sonra alt süreçleri bireysel görevlere veya adımlara ayırma.

Bottom-Up Yaklaşımı:

Buna karşılık, aşağıdan yukarı yaklaşımı, bireysel bileşenler, görevler veya adımlarla başlar ve bunların daha büyük bir sistem veya hedefe nasıl katkıda bulunduğunu anlamak için yukarı doğru ilerler. Bu, bir yapıyı temelinden yukarıya doğru inşa etmeye benzer.

Süreç analizinde, bunlar şunları içerebilir:

> Bir süreçteki bireysel görevleri veya adımları belirleme.

> Bu görevleri daha büyük alt süreçlere gruplama.

> Bu alt süreçlerin genel sürece veya sisteme nasıl katkıda bulunduğunu anlama.

Karşılaştırma:

Top Down: Daha stratejik ve bütünsel. Büyük resmi anlamak ve organizasyonel hedeflerle uyumluluğu sağlamak için iyidir.

Bottom Up: Daha çok detaylara odaklanır. Bireysel görevleri ve bağımlılıklarını anlamak için iyidir.

Ne Zaman Kullanılır:

Süreçlerin yüksek seviye hedefler veya stratejilerle uyumlu olduğundan emin olmak istediğinizde Top Down yaklaşımını kullanın.

Mevcut süreçleri detaylı olarak analiz etmek veya küçük detaylarda iyileştirme fırsatları aradığınızda Bottom Up yaklaşımı kullanın.

Kombinasyon:

Çoğu durumda, kapsamlı süreç analizi için her iki yaklaşımın da bir kombinasyonu kullanılır. Bağlamı anlamak için yukarıdan aşağı bir bakışla başlayıp ardından detaylara inmek için aşağıdan yukarı yaklaşımı kullanmak genellikle en kapsamlı anlayışı sağlar.

Süreç analizi için yaygın olarak kullanılan tekniklerden biri süreç haritalamasıdır. Mevcut süreç akışının haritasını çıkarıp adım adım analiz ederek sorunlu noktaları ve iyileştirme alanlarını belirleyebilirsiniz. Ayrıca süreç performansıyla ilgili verilerin toplanması ve analiz edilmesi, optimizasyon alanlarına ilişkin değerli bilgiler sağlayabilir.

Ayrıca, çeşitli departmanlardan kilit paydaşların süreç analizine dahil edilmesi, farklı bakış açıları ve içgörüler sunabilir. İşbirlikçi beyin fırtınası oturumları ve geri bildirim mekanizmaları, mevcut süreçlerin ve geliştirilebilecek potansiyel alanların kapsamlı bir şekilde anlaşılmasına yardımcı olabilir.